Fare outsourcing significa perdere il controllo?

L’outsourcing è la pratica aziendale di affidare specifiche attività o funzioni dell’azienda a fornitori esterni, anziché gestirle internamente. Questo può avvenire per vari motivi, ad esempio se non si hanno a disposizione le risorse interne per gestire determinate funzioni, oppure se si tratta di attività temporanee per cui non è necessario costruire un reparto dedicato.

Negli ambienti aziendali moderni l’outsourcing è diventato molto comune, nonostante sia diffusa l’idea che ciò significhi inevitabilmente perdere il controllo sul lavoro svolto: molte aziende infatti temono che i partner esterni non gestiscano le attività con la stessa cura e attenzione come farebbero internamente. Ma è davvero così?

In realtà, dare in gestione una parte delle proprie attività non significa necessariamente abdicare al controllo, anzi: consente di condividere le responsabilità con partner esterni per migliorare l’efficienza e la produttività aziendale.

Vediamo insieme come funziona questa pratica, come capire se è adatta alla nostra azienda e quali vantaggi può portare.

Per Fare Outsourcing Bisogna Essere una Grande Azienda?

Cominciamo con lo sfatare una delle convinzioni più diffuse, ovvero che solo le grandi aziende possano permettersi di fare outsourcing. In realtà anche le PMI (e, in alcuni casi, anche i liberi professionisti) possono beneficiare di questa pratica, che consente loro di accedere a competenze specializzate e risorse che potrebbero non essere disponibili internamente, potendo dunque competere su un piede di parità con aziende più grandi e con maggiori possibilità.

Quali sono le principali obiezioni all’outsourcing?

Oltre al timore, già citato, di non avere più il controllo delle proprie attività, esistono anche altri fattori che spesso condizionano la decisione di un’azienda di rivolgersi ad un partner commerciale, come ad esempio: 

• Costi nascosti: Alcune aziende temono che l’outsourcing possa portare a spese impreviste e incontrollate, e che i prezzi iniziali convenuti possano aumentare nel tempo o che ci siano costi aggiuntivi non preventivati.

• Protezione dei dati e della proprietà intellettuale: Le preoccupazioni riguardo alla sicurezza dei dati sensibili e alla protezione della proprietà intellettuale possono scoraggiare le aziende dall’affidare determinate attività a fornitori esterni, perché si teme che i dati aziendali possano essere compromessi o che la proprietà intellettuale possa essere violata.

• Reticenza a dare in gestione funzioni critiche: Spesso si può essere riluttanti a esternalizzare funzioni critiche o strategiche per il proprio business, preferendo mantenere il controllo diretto su tali attività per garantire la massima qualità e sicurezza.

• Mancanza di fiducia nei fornitori esterni: Se non si ha fiducia nelle capacità o nell’affidabilità dei potenziali partner commerciali, si può optare per mantenere le attività in casa.

Tutte quelle elencate sono obiezioni valide che giustificano il timore di rivolgersi ad aziende estranee, ma che sono facilmente risolvibili tramite chiari accordi contrattuali, clausole e referenze da parte di altre aziende. Si possono richiedere certificazioni e garanzie e stabilire degli standard e meccanismi di controllo che ci permettano di valutare in modo chiaro l’operato, calcolando il livello di raggiungimento degli obiettivi.

Come Scegliere un Partner Commerciale

Naturalmente, la scelta del partner commerciale giusto è fondamentale per il successo dell’outsourcing. Prima di selezionare un fornitore esterno, è essenziale condurre una ricerca approfondita e valutare attentamente le opzioni disponibili.

Alcuni fattori da considerare possono essere la reputazione e l’esperienza del fornitore nel settore specifico, la qualità dei servizi offerti, i prezzi competitivi e la compatibilità culturale e valoriale con la propria azienda. È consigliabile richiedere referenze e valutare la soddisfazione dei clienti esistenti del fornitore.

Una volta selezionato il partner commerciale, è importante stabilire chiari accordi contrattuali che definiscano ruoli, responsabilità, obiettivi e termini di servizio per garantire una collaborazione efficace e trasparente. Inoltre, è cruciale mantenere una comunicazione aperta e continua con il partner commerciale per affrontare eventuali problemi o preoccupazioni e garantire il successo dell’outsourcing a lungo termine.

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Quali sono i vantaggi?

Nonostante le potenziali preoccupazioni, ci sono numerosi vantaggi nell’adottare l’outsourcing. Innanzitutto, consente alle aziende di concentrarsi sulle proprie competenze principali, lasciando ad altri professionisti compiti specializzati che, altrimenti, richiederebbero un grande investimento di tempo. Inoltre, può ridurre i costi operativi e migliorare l’efficienza grazie all’accesso a risorse specializzate e all’eliminazione di processi che non appartengono al core business dell’azienda.

Fare outsourcing non deve essere visto come sinonimo di perdita di controllo, al contrario: può essere una strategia efficace per migliorare le operazioni aziendali, accedere a competenze specializzate e rimanere competitivi sul mercato. Tuttavia, è essenziale gestire attentamente il processo, mantenendo attenzione sui processi e stabilendo relazioni solide con i fornitori esterni.

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